Administratief immobiliënbeheerder - Kantoren Noord

Administratief immobiliënbeheerder - Kantoren Noord

Je bent het eerste aanspreekpunt van de Immobiliën Helpdesk (HDIA) en staat in voor de administratieve ondersteuning van het vastgoedpatrimonium van de bank.

Door jouw vakkundig vastgoedbeheer zorg je continue voor kwaliteitsvolle en marktconforme gebouwen, die ter beschikking gesteld worden aan onze interne klanten.

De job in een notendop

In nauwe samenwerking met de (technische) immobiliënbeheerder beheer je de kantoorgebouwen in de aan jou toegewezen geografische perimeter.

Je functie omvat twee belangrijke aspecten : 

Je ondersteunt  de immobiliënbeheerder bij het technisch beheer:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de kantoormedewerkers en huurders van appartementen bij technische problemen in de gebouwen, evenals voor de eigenaars van gehuurde panden en voor de syndicus.
• In dit kader beheer je de helpdesk Noord samen met je collega's (mailbox en telefonie).
• Je behandelt verzoeken voor eenvoudige dringende interventies, je neemt daartoe contact met de vertrouwde leveranciers. Bij complexere technische problemen roep je hulp van de immobiliënbeheerder in.
• Je werkt mee aan de administratie van bouwprojecten en kleine aanpassingswerken conform de goedkeuringen van de directie en het budget via PMS (Project Management System). In dat kader neem je contact met regionale en nationale leveranciers en stel je werkbonnen  en bestelbonnen op voor incidentele interventies, werkzaamheden in het kader van technische coördinatieprojecten, kleine aanpassingswerken, grotere bouwprojecten, het jaarlijks onderhoud (technische installaties, tuinen, …) en sluitingen
• Je bent betrokken bij de opvolging van nationale ESG-projecten (laadpalen, PV-panelen, dakrenovaties, …).
• Je bent verantwoordelijk voor de tijdige verwerking en opvolging van de aanvragen Tulip (telefonie) vanuit de kantoren.
• Je ondersteunt de immobiliënbeheerder bij het nemen van acties/de follow-up van de wettelijke controles (door SGS) met verplichte rapportering (FMIS – GUESS).

Je hebt de verantwoordelijkheid voor het administratief beheer van je volledige portfolio van gebouwen in eigendom en in mede-eigendom die verhuurd en gehuurd worden.

• Je controleert de facturen en keurt ze goed en beantwoordt desgevallend vragen van de afdeling boekhouding.
• Je controleert en volgt de aanvragen voor aangiften, onroerende voorheffing en andere taksen op.
• Je verzamelt alle relevante informatie en geeft deze gestructureerd door aan je collega's in Brussel om een schadedossier te openen.
• Je initieert en doet de opvolging  van de aanvragen voor de oprichting en de opheffing van vestigingseenheden bij de KBO.
• Je recupereert individuele lasten bij de CommV's (onderhoud HVAC, lift,  ...)
• Je volgt de meteroverdrachten op bij aankoop en verkoop van gebouwen.
• Je zorgt ervoor dat alle administratieve gegevens van je gebouwen en verschillende databases up-to-date blijven. Je zorgt voor de opslag en de archivering van de documenten.
• Je rapporteert rechtstreeks aan de immobiliënmanager Noord.

Plaats van tewerkstelling: regionale zetel Gent en Antwerpen (Berchem)

Jij hoeft geen witte raaf te zijn

Al kan je er bij ons wel één worden. Bij ons mag je volop je vleugels indien je voldoet aan de volgende voorwaarden: 

• Uitstekende communicatie vaardigheden (schriftelijk en mondeling) in het NL.
• Respectvol en assertief zijn in je communicatie.
• Kennis hebben van vastgoed en bereid zijn om deze kennis verder uit te diepen.
• Goede persoonlijke organisatie die het mogelijk maakt om verschillende taken en toepassingen te beheren.
• Nauwkeurig en stressbestendig.
• Proactief, dynamisch en positief ingesteld.
• Autonoom kunnen werken, maar toch een teamspeler.
• Vaardigheden op het gebied van kantoorautomatisering (Outlook, Word, Excel, …).
• Kennis van SAP is een plus.

Belfius koestert zijn talenten

Behalve de kans om elke dag te shinen, bieden wij jou een fulltime contract van onbepaalde duur met:

• Een mooi loon aangevuld met een innovatief aanbod om een persoonlijk budget samen te stellen dat je kan besteden volgens je voorkeuren (bv. wagen, fiets, pc, smartphone, tablet, huisvesting onder bepaalde voorwaarden) en extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, personeelsvoordeel op eigen producten en diensten, en een hospitalisatie- en groepsverzekering.
• Mogelijkheden te over om je te ontwikkelen door een brede waaier aan opleidingen en carrièrekansen in de hele Belfius-groep.
• Een goede werk-privé balans dankzij flexibele uren, de combinatie kantoor- en thuiswerk en een aantrekkelijk aantal vakantiedagen.
• Een moderne werkplek dicht bij huis.