Job | Administratief Immo Beheerder | Gent

Omschrijving

Het team Administratief Beheer Immo Kantoren van de afdeling Branch Concepts & Immo is verantwoordelijk voor alle administratieve beheerstaken rond de gebouwen die worden gebruikt voor het uitbaten van de kantoren van Belfius Bank. 

De job in een notendop

Je werkt nauw samen met een technisch manager (in tandem) en beheert de gebouwen in je geografische perimeter.

Je functie omvat twee belangrijke aspecten:

• Je bent verantwoordelijk voor het administratief beheer van je volledige portfolio van gebouwen in eigendom en in mede-eigendom die verhuurd en gehuurd worden.
• Meer concreet houdt dat in dat je de administratieve en financiële opvolging van begin tot eind verzorgt, van het zoeken naar nieuwe huurders tot het beheer van het einde van de huurcontracten, met inachtneming van de interne procedures en de geldende wetgeving in je regio.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor huurders, eigenaars en de VME/syndicus.
• Daarnaast geef je de nodige informatie door aan je collega's in Brussel om een schadedossier te openen. Je volgt de aanvragen voor de oprichting en de opheffing van vestigingseenheden bij de KBO op. Je controleert en volgt de aanvragen voor aangiften, onroerende voorheffing en andere taksen op. Je controleert de facturen en keurt ze goed en beantwoordt vragen van de afdeling boekhouding.
• Je zorgt ervoor dat alle administratieve gegevens van je gebouwen en verschillende databases up-to-date blijven.
• Je zorgt voor de opslag en de archivering van de documenten.

Je ondersteunt je tandempartner bij het technisch beheer:

• Je bent het eerste aanspreekpunt bij technische problemen in de gebouwen (kantoren - huurders): je beheert de helpdesk met je collega's, je behandelt verzoeken om dringende interventies, je neemt contact op met leveranciers, je stelt werkbonnen en bestelbonnen op voor het jaarlijks onderhoud, incidentele interventies, werkzaamheden in het kader van technische coördinatieprojecten.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de eigenaars en voor de syndicus: je neemt contact op met hen en communiceert de nodige interventie- en reparatieverzoeken.
• Je bent betrokken bij de opvolging van nationale ESG-projecten.
• Je beheert de technische aspecten bij de opening en sluiting van kantoren.
• Je rapporteert rechtstreeks aan de teamleider in Brussel.

Jij hoeft geen witte raaf te zijn

Al kan je er bij ons wel één worden. Bij ons mag je volop je vleugels uitslaan indien je voldoet aan de volgende voorwaarden:

• Uitstekende communicatie (schriftelijk en mondeling) in het NL – kennis van het FR.
• Respectvol en assertief zijn in je communicatie.
• Kennis hebben van vastgoed en bereid zijn om deze kennis verder uit te diepen met betrekking tot de administratieve en juridische aspecten van commerciële, residentiële en mede-eigendomscontracten.
• Goede persoonlijke organisatie die het mogelijk maakt om verschillende taken en toepassingen te beheren, terwijl je nauwkeurig en stressbestendig blijft.
• Vaardigheden op het gebied van kantoorautomatisering (Outlook, Word, Excel ...), kennis van SAP-RE of FI is een grote troef.

Belfius koestert zijn talenten

Behalve de kans om elke dag te shinen, bieden wij jou een fulltime contract van onbepaalde duur met:

• Een mooi loon aangevuld met een innovatief aanbod om een persoonlijk budget samen te stellen dat je kan besteden volgens je voorkeuren (bv. wagen, fiets, pc, smartphone, tablet, huisvesting onder bepaalde voorwaarden) en extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, personeelsvoordeel op eigen producten en diensten, en een hospitalisatie- en groepsverzekering.
• Mogelijkheden te over om je te ontwikkelen door een brede waaier aan opleidingen en carrièrekansen in de hele Belfius-groep.
• Een goede werk-privé balans dankzij flexibele uren, de combinatie kantoor- en thuiswerk en een aantrekkelijk aantal vakantiedagen.
• Een moderne werkplek dicht bij huis.